PENGUKURAN KINERJA ORGANISASI SEKTOR PUBLIK

Pengukuran

  Kinerja Organisasi sektor Publik

           Pengukuran kinerja sector publik adalah merupakan suatu system yang bertujuan untuk membantu manajer publik dalam menilai pencapaian suatu strategi melalui alat ukur financial dan nonfinansial. Sistem pengukuran kinerja dapat dijadikan sebagai alat pengendalian organisasi, karena pengukuran kinerja diperkuat dengan menetapkan reward and punishment system.

      Pengukuran kinerja sector public dilakukan untuk memenuhi tiga sasaran, antara lain :

1)    sasaran pengukuran kinerja sector publik ditujukan untuk membantu memperbaiki kinerja pemerintah. Ukuran kinerja dimaksudkan untuk membantu pemerintah berfokus pada tujuan dan sasaran program unit kerja.Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi sector publik dalam pemberian pelayanan publik.

2)    sasaran ukuran kinerja sector publik ditujukan untuk pengalokasian sumber daya dan penbuatan keputusan.

3) sasaran ukuran kinerja sector public ditujukan untuk mewujudkan pertang-gungjawaban publik dan memperbaiki komunikasi kelembagaan.

            Oleh pihak legislatif, ukuran kinerja digunakan untuk menentukan kelayakan biaya pelayanan (cost of service) yang dibebankan kepada masyarakat pengguna jasa publik. Masyarakat tentu tidak mau terus menerus ditarik pungutan sementara pelayanan yang mereka terima tidak ada peningkatan kualitas dan kuantitasnya. Oleh karena itu, pemerintah berkewajiban untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan publik. Masyarakat menghendaki pemerintah dapat memberikan banyak pelayanan dengan biaya yang murah (do more with less).

         Kinerja sector public bersifat multi dimensional, sehingga tidak ada indicator tunggal yang dapat digunakkan untuk menunjukkan kinerja secara komprehensif. Berbeda dengan sector swasta, karena sifat output yang dihasilkan sector publik lebih banyak bersifat intangible output, maka ukuran financial saja tidak cukup untuk mengukur kinerja sector public. Oleh karena itu perlu dikembangkan ukuran kinerja non financial.

Tujuan Sistem Pengukuran Kinerja

Secara umum, tujuan system pengukuran kinerja adalah:

a)    Untuk mengkomunikasikan strategi secara lebih baik (top down dan bottom up);

b)    Untuk mengukur kinerja financial dan non financial secara berimbang sehingga dapat diukur perkembangan pencapaian strategi;

c)    Untuk mengakomodasi pemahaman kepentingan manajer level menengah dan bawah serta memotivasi untuk mencapai gold congruence; dan

d)    Sebagai alat untuk mencapai kepuasan berdasarkan pendekatan individual dan kemampuan kolektif yang rasioanal.

Manfaat Pengukuran kinerja

a)    Memberikan pemahaman mengenai ukuran yang digunakan untuk menilai kinerja manajemen.

b)    Memberikan arah untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.

c)    Untuk memonitor dan mengevaluasi pencapaian kinerja dan membandingkannya dengan target kinerja serta melakukan tindakan korektif untuk memperbaiki kinerja.

d)    Sebagai dasar untuk memberikan penghargaan dan hukuman (reward & punishment) secara objektif atas pencapaian prestasi yang diukur sesuai dengan system pengkuran kinerja yang telah disepakati.

e)    Sebagai alat komunikasi antara bawahan dan pimpinan dalam rangka memperbaiki kinerja organisasi.

f)     Membantu mengidentifikasi apakah kepuasan pelanggan sudah terpenuhi.

g)    Membantu memahami proses kegiatan pemerintah. Dan,

h)    Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara objektif.

Informasi sebagai Pengukuran Kinerja

• Informasi Finansial

                  Penilaian laporan kinerja finaansial diukur berdasarkan pada anggaran yang telah dibuat. Penilaian tersebut dilakukan dengan menganilisis varians (selisih atau perbedaan) antara kinerja actual dengan yang dianggarkan

Analisis varians secara garis besar berfokus pada:

a)    Varians pendapatan (revenue variance)

b)    Varians pengeluaran(expenditure variance)

-    Varians belanja rutin (recurrent expenditure variance)

-    Varians belanja investasi/modal(capital expenditure variance)

               Setelah dilakukan analisis varians, maka dilakukan identifikasi sumber penyebab terjadinya varians dengan menelusur varians tersebut hingga level manajemen paling bawah. Hal tersebut dilakukan guna mengetahui unit spesifik mana yang bertangguang jawab terhadap terjadinya varians sampai tingkat manajemem paling bawah.

               Penggunaan analisis varians saja belum cukup untuk mengukur kinerja, karena dalam analisis varians masih mengandung keterbatasan (constrain). Keterbatasan analisis varians diantaranya terkait dengan kesulitan menetapkan signifikansi besarnya varians.

·         Informasi NonFinansial

          Informasi Non Finansial dapat dijadikan sebagai tolak ukur lainnya. Informasi non-Fiansial dapat menambah keyakinan terhadap kualitas proses pengendalian manajemen. Teknik pengukuran kinerja secara komprehensif yang banyak dikembangkan oleh berbagai organisasi dewasa ini adalah Balance Scorecard. Dengan  Balance Scorecard kinerja organisasi diukur tidak hanya berdasarkan aspek finansialnya saja, akan tetapi juga aspek non – Finansial. Pengukuran dengan metode Balance Scorecard  melibatkan empat aspek yaitu:

a)    Perspektif Finansial (financial perpective).

b)    Perspektif Kepuasan pelanggan (customer perspective).

c)    Perspektif efisiensi proses internal (internal proses efficiency).

d)    Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth perpective).

            Jenis informasi non Finansial dapat dinyatakan dalam variable kunci (key variable) atau sering dinamakan key success factor. Key result factor, atau pulse point.

            Variabel kunci adalah variable yang mengindikasikan factor – factor yang menjadi sebab kesuksesan suatu organisasi. Jika terjadi perubahan yang tidak diinginkan, maka variable ini harus segera disesuaikan. Suatu variable memiliki beberapa karakteristik antara lain:

a)            Menjelaskan faktor pemicu keberhasilan dan kegagalan organisasi

b)            Sangat volatile dan dapat berubah dengan cepat

c)            Perubahannya tidak dapat diprediksi

d)            Jika terjadi perubahan perlu diambil tindakan segera, dan

e)            Variabel tersebut dapat diukur, baik secara langsung maupun melalui ukuran antara (surrogate). Sebagai contoh, kepuasan masyarakat tidak dapat diukur secara langsung; akan tetapi dapat dibuat ukuran antaranya, misalnya jumlah aduan, tuntutan, demonstrasi dapat dijadikan variable kunci.

Contoh Variabel Kunci

Dinas/unit kerja	Variabel Kunci
Rumah sakit dan hotel	Tingkat hunian kamar yang dipakai (kamar yang dipakai: jumlah total kamar yang tersedia)
Klinik Kesehatan	Jumlah pelanggan (masyarakat) yg dilayani per hari
Perusahaan Listrik negara	KWH yang terjual
Perusahaan Telekomunikasi	Jumlah pulsa yang terjual
Perusahaan air minum	Jumlah debit air yang terjual
DLLAJ	Jumlah alat angkutan umum (paid seats/capacity seats)
Pekerjaan Umum	Panjang jalan yang diperbaiki Panjang jalan yang disapu atau dibersihkan
Kepolisian	Jumlah kriminalitas yang tertangani Jumlah kecelakaan atau pelanggaran lalu lintas Jumlah pengaduan masyarakat yang tertangani
DPR/DPRD	Jumlah pengaduan dan tuntutan masyarakat yang tertangani Jumlah rapat yang dilakukan Jumlah undang – undang atau perda yang dihasilkan Jumlah peserta rapat per total anggota
Dipenda	Jumlah pendapatan yang terkumpul

Peran Indikator Kinerja Dalam Pengukuran Kinerja

Untuk melakukan pengukuran kinerja, variable kunci yang sudah teridentifikasi tersebut kemudian dikembangkan menjadi indicator kinerja untuk unit kerja yang bersangkutan. Untuk dapat diketahui tingkat capaian kinerja, indicator kinerja tersebut kemudian dibandingkan dengan target kinerja atau standar kinerja. Tahap terkhir adalah evaluasi kinerja yang hasilnya berupa feedback, reward, dan punishment kepada manajer pusat pertanggungjawaban.

            Indikator kinerja digunakan sebagai indicator pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan. Indikator kinerja tersebut dapat berbentuk factor – factor keberhasilan utama organisasi (critical success factor) dan indicator kinerja kunci (key performance indicator).

Faktor Keberhasilan Utama adalah suatu area yang mengindikasikan kesuksesan kinerja unit kerja organisasi. Area ini merefleksikan preferensi manajerial dengan memperhatikan variable – variable kunci financial dan non Finansial pada kondisi waktu tertentu. Critical success factor tersebut harus secara konsisten mengikuti perubahan yang terjadi dalam organisasi.

Indikator Kinerja Kunci merupakan sekumpulan indicator yang dapat dianggap sebagai ukuran kinerja kunci baik yang bersifat Finansial maupun non Finansial untuk melaksanakan operasi dan kinerja unit bisnis. Indikator ini dapat digunakan oleh manajer untuk mendeteksi dan memonitor capaian kinerja.

·         Pengembangan Indikator Kerja

          Penggunaan indicator kinerja sangat penting untuk mengetahui apakah suatu aktifitas atau program telah dilakukan secara efisien dan efektif. Indikator untuk tiap – tiap unit organisasi berbeda – beda tergantung pada tipe pelayanan yang dihasilkan. Penentuan indicator kinerja perlu mempertimbangkan komponen berikut:

a)    Biaya Pelayanan (cost of service)

b)    Penggunaan (utilization)

c)    Kualitas dan standar pelayanan (quality and standards)

d)    Cakupan pelayanan (coverage)

e)    Kepuasan (satisfaction)

            Indikator biaya biasanya diukur dalam bentuk biaya unit (unit cost), misalnya biaya per unit pelayanan (panjang jalan yang diperbaiki, jumlah ton sampah yang terangkut, biaya persiswa). Beberapa pelayanan mungkin tidak dapat ditentuksn biaya unitnya, karena output yang dihasilkan tidak dapat dikuantifikasi atau tidak ada keseragaman tipe pelayanan yang diberikan. Untuk kondisi tersebut dapat dibuat indikator kinerja proksi misalnya belanja per kapita (misalnya belanja per 1000 penduduk).

Langkah-langkah Pengukuran Value For Money

·         Pengukuran Ekonomi

           Pengukuran efektifitas hanya mempehatikan keluaran yang didapat, sedangkan pengukuran ekonomi hanya mempertimbangkan masukan yang dipergunakan. Ekonomi merupakan ukuran yang relative. Pertanyaan sehubungan dengan pengukuran ekonomi adalah:

a)    Apakah biaya organisasi lebih besar dari yang telah dianggarkan oleh organisasi?

b)    Apakah biaya organisasi lebih besar daripada biaya organisasi lain yang sejenis yang dapat diperbandingkan?

c)    Apakah organisasi telah menggunakan sumber daya finansialnya secara optimal?

·         Pengukuran Efisiensi

            Efisiensi merupakan hal penting dari ketiga pokok bahasan value for money. Efisiensi diukur dengan rasio antara output dengan input. Semakin besar output disbanding input, maka semakin tinggi tingkat efisiensi suatu organisasi.

 Efesiensi= Output / Input

            Rasio efisiensi tidak dinyatakan dalam bentuk absolute tetapi dalam bentuk relative. Unit A adalah lebih efisien dibandingkan unit B, unit A lebih efisien tahun ini dibanding tahun lalu, dan seterusnya. Karena efisiensi diukur dengan membandingkan keluaran dan masukan, maka perbaikan efisiensi dapat dilakukan dengan cara:

a)    Meningkatkan output pada tingkat input yang sama.

b)   Meningkatkan output dalam proprsi yang lebih besar daripada proporsi peningkatan input.

c)    Menurunkan input pada tingkatan output yang sama.

d) Menurunkan input dalam proporsi yang lebih besar daripada proporsi penurunan output.

            Penyebut atau input sekunder seringkali diukur dalam bentuk satuan mata uang. Pembilang atau output dapat diukur baik dalam jumlah uang ataupun satuan fisik. (Catatan: efisiensi seringkali juga dinyatakan dalam bentuk input/output, dengan interpretasi yang sama dengan bentuk input/output, contoh: biaya per unit output).

            Dalam pengukuran kinerja value for money , efisiensi dapat dibagi menjadi dua: (a) efisiensi alokasi (efisiensi 1), dan (b) efisiensi teknis atau efisiensi manajerial (efisiensi 2). Efisiensi alokasi terkait dengan kemampuan untuk mendayagunakan sumber daya input pada tingkat kapasitas optimal. Efisiensi teknis (manajerial) terkait dengan kemampauan mendayagunakan sumber daya input pada tingkat output tertentu.

·         Pengukuran Efektifitas

            Efektifitas adalah ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya. Apabila suatu organisasi berhasil mencapai tujuan, maka organisasi tersebut dikatakan telah berjalan dengan efektif. Hal terpenting yang perlu dicatat adalah bahwa efektifitas tidak menyatakan berapa besar biaya yang telah dikeluarkan untuk mencapai tujuan tersebut. Biaya boleh jadi melebihi apa yang telah dianggarkan, boleh jadi dua kali lebih besar atau bahkan tiga kali lebih besar daripada yang telah dianggarkan. Efektifitas hanya melihat apakah suatu program atau kegiatan telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

·         Pengukuran Outcome

          Outcome adalah dampak suatu program atau kegiatan terhadap masyarakat. Outcome lebih tinggi nilainya daripada output, karena output hanya mengukur hasil tanpa mengukur dampaknya terhadap masyarakat, sedangkan outcome mengukur kualitas outputdan danpak yang dihasilkan (Smith, 1996). Pengukuran outcome memiliki dua peran yaitu peran retrospektif dan prospektif. Peran retrospektif terkait dengan penilaian kinerja masa lalu, sedangkan peran prospektif terkait dengan perencanaan kinerja masa yang akan dating.

            Sebagai peran prospektif, pengukuran outcome di gunakan untuk mengarahkan keputusan alokasi sumber daya publik. Analisis retrospektif memberikan bukti terhadap praktik yang baik (good management). Bukti tersebut dapat menjadi dasar untuk menetapkan target di masa yang akan dating dan mendorong untuk menggunakan praktik yang terbaik. Atau dapat juga bukti tersebut digunakan untuk membantu pembuat keputusan dalam menentukan program mana yang perlu dilaksanakan dan metode terbaik mana yang perlu digunakan untuk melaksanakan program tersebut.

• Estimasi indikator kinerja,

Estimasi indikator kinerja meliputi

a)    Kinerja tahun lalu

b)    Expert judgment

c)    Trend

d)    Regresi

• Pembandingan dalam membuat indicator kinerja

Langkah pertama dalam membuat indicator kiinerja ekonomi, efisiensi, dan efektifitas adalah memahami operasi dengan menganalisis kegiatan dan program yang akan dilaksanakan.

Kesimpulan

Sistem pengukuran kinerja sector publik  adalah suatu system yang bertujuan untuk membantu manajer publik menilai pencapaian suatu strategi melalui alat ukur financial dan non financial. Sistem pengukuran kinerja merupakan salah satu alat pengendalian organisasi karena diperkuat dengan adanya mekanisme reward and punishment. Pengukuran kinerja seKtor publik dimaksudkan untuk membantu memperbaiki kinerja pemerintah, memperbaiki pengalokasian sumber daya dan pembuatan keputusan, serta untuk memfasilitasi terwujudanya akuntabilitas publik.

         Inti pengukuran kinerja pemerintah adalah pengukuran value for money. Kinerja pemerintah harus diukur dari sisi input, output dan outcome. Tujuan pengukuran value for money yaitu mengukur tingkat ke ekonomisan dalam alokasi sumber daya, efisiensi dalam penggunaan sumber daya dan hasil yang maksimal, serta efektifitas dalam penggunaan sumber daya.